Deze verklaring geeft u informatie over hoe ons kantoor omgaat met persoonsgegevens die in het kader van de werkzaamheden en dienstverlening worden verwerkt.

Onze contactgegevens

Naam kantoor: Codex Legal notarissen
Adres: Jan Willem Frisolaan 3 H
Postcode / Plaats: 2517 JS ‘s-Gravenhage
Contactpersoon: mr Jac.P. Buiteman
E-mailadres: buiteman@codexlegal.nl

Onze dienstverlening

  • Codex Legal notarissen (hieronder dient u niet alleen te verstaan de coöperatie Codex Legal notarissen Legal Services Coöperatief U.A. (met handelsnaam: Codex Legal notarissen) maar ook ieder van de daaraan verbonden notarissen) vraagt uw persoonsgegevens alleen op voor de volgende doelen:
  • het uitvoeren van opdrachten voor advies of andere diensten;
  • om te voldoen aan wettelijke taken en verplichtingen; of
  • voor de doelen waar u specifiek toestemming voor heeft gegeven.
  • Uw gegevens worden niet zonder uw toestemming voor andere doeleinden verwerkt.
  • Persoonsgegevens worden opgevraagd voor het opmaken van een notariële akte of voor het uitvoeren van een andere opdracht.

Regels persoonsgegevens bij notariële akten

Wanneer Codex Legal notarissen een notariële akte opmaakt met uw persoonsgegevens, moet zij (lees hier ook: de notaris die deze akte verlijdt) zich aan wettelijke regels houden. Deze hebben invloed op de verwerking van persoonsgegevens. Wij noemen:

  • De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht in de notariële akte zetten. Uw gegevens worden dus op een wettelijke grondslag verwerkt. De notaris heeft uit hoofde van zijn ambt en zijn wettelijke taken de verplichting om vaak persoonsgegevens op te vragen en te bewaren. Deze gegevens zijn in de meeste gevallen de volgende: volledige voor- en achternamen, adres, geboorteplaats en geboortedatum, persoonsnummer, burgerlijke staat, aard huwelijksgoederenregiem en soms diezelfde gegevens ten aanzien van afstammelingen of bloed- en aanverwanten.
  • De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht controleren in – afhankelijk van het type dossier – één of meer van de volgende registratie of registers: de Basisregistraties Personen (BRP), het Handelsregister (gehouden door de Kamer van Koophandel), (de openbare registers van) het Kadaster, het insolventieregister, het curateleregister, het huwelijksgoederenregister het Centraal Testamentenregister en het Centraal Levenstestamentenregister.
  • De notaris moet tevens aan de hand van de wettelijk voorgeschreven identiteitsdocumenten de identiteit van bij of in de akte betrokken of genoemde partijen vaststellen en hij moet van die documenten een volledige kopie maken en bewaren. De notaris is één van de weinigen die dit ook mag kopiëren met alle gegevens die erop staan.
  • De ondertekende notariële akte met uw persoonsgegevens worden verplicht voor altijd bewaard, waarvan tenminste 20 jaar bij de notaris dan wel zijn ambtsopvolger en daarna is een daartoe speciaal bij wet ingesteld notarieel archief.
  • Zodra de notariële akte door de notaris is ondertekend, wordt het een officieel bewijsstuk. Dan mag er niets meer aan veranderd worden, ook niet als de persoonsgegevens niet kloppen. Als er wijzigingen nodig zijn, moet de notaris een nieuwe akte maken waarin de wijziging staat.
  • Uw persoonsgegevens vallen onder het beroepsgeheim van de notaris. Onbevoegden krijgen geen toegang tot deze gegevens.
  • Sommige akten dienen (bij afschrift of uittreksel) te worden ingeschreven in openbare registers zoals die worden gehouden door het Kadaster en de Kamer van Koophandel. De in de desbetreffende akte opgenomen persoonsgegevens zijn dan voor een ieder te zien.
  • Op grond van wetgeving moet de notaris notariële akten met persoonsgegevens daarin ter registratie aanbieden of via het aan de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie en de belastingdienst ingerichte Centraal Digitaal Repertorium.
  • In akten waarbij meer partijen vermeld moeten worden (bijvoorbeeld de akte van levering van een woning, een hypotheekakte) wordt een aantal persoonsgegevens van elk van partijen voor al die partijen zichtbaar. Dat is reeds zo bij toezending van het concept van de desbetreffende akte. Vaak ook ontvangen andere bij een transactie betrokken partijen een concept van een akte met daarin persoonsgegevens. Denkt u daarbij aan een makelaar, een hypotheekadviseur, een accountant enz. (zie hierna onder “Doorgeven persoonsgegevens”).

Adviezen en overige diensten

Voor de overige verwerkingen van persoonsgegevens door Codex Legal notarissen geldt:

  • De verwerking van persoonsgegevens door deze op te vragen, te verzamelen, te raadplegen, te gebruiken en op te slaan ten behoeve van dienstverlening waaraan geen notariële akte gekoppeld is, zoals advieswerkzaamheden, het opstellen van een of meer onderhandse akten en de afwikkeling van een nalatenschap, heeft de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden:
  • het uitvoeren van een door een of meer cliënten verstrekte opdracht;
  • het uitvoeren van een overeenkomst.
  • De verwerking van vorenbedoelde persoonsgegevens vindt plaats op basis van een gerechtvaardigd belang, namelijk:
  • het draagt bij aan de bepaalbaarheid en daarmee de rechtszekerheid omtrent de juistheid van en daarmee herleidbaarheid tot de persoon of personen aan wie een notariële advies wordt verstrekt, de onderhandse akte(n) wordt (worden) opgesteld of ten behoeve van wie een notariële werkzaamheden (niet zijnde een notariële akte) worden verricht. De wet schrijft voor dat ook hier de notaris persoonsgegevens moet verzamelen en bewaren en een kopie moet maken van legitimatiebewijzen/identiteitsdocumenten.

Bron van verwerkte persoonsgegevens

Wanneer Codex Legal notarissen persoonsgegevens van u verwerkt, die zij niet van uzelf heeft verkregen, dan zal dat altijd gebeuren in het kader van een aan haar verstrekte opdracht. De bron van die gegevens zal dan één van de volgende kunnen zijn:

  • de openbare registers, waaronder het Kadaster;
  • een makelaar of andere adviseur in verband met een (koop)overeenkomst waarin u één van de partijen bent;
  • een wederpartij van een (koop)overeenkomst waarin u één van de partijen bent;
  • een belasting- of andere adviseur in verband met een (koop)overeenkomst waarin u één van de partijen bent;
  • de statutair bestuurder van een rechtspersoon waarvan u middellijk of onmiddellijk (mede-) aandeelhouder of (mede-)certificaathouder bent in verband met een (koop)overeenkomst waarin u als (mede-)aandeelhouder of (mede-)certificaathouder partij bent;
  • een van de andere erfgenamen of van de executeur in een opengevallen nalatenschap;
  • een gerechtelijke uitspraak of beschikking welke in kracht van gewijsde is gegaan;

Doorgeven van uw persoonsgegevens

Codex Legal notarissen geeft uw persoonsgegevens alleen aan anderen (derde partijen) door als dat wettelijk verplicht is of als dat echt nodig is om de werkzaamheden uit te voeren.

Codex Legal notarissen verstrekt persoonsgegevens aan de volgende ontvangers:

  • de in de ontwerpakte en/of notariële akte genoemde personen;
  • de door de cliënt ingeschakelde ketenpartners (zoals makelaars, hypotheekadviseurs, accountants en belastingadviseurs);
  • de partijen en registers aan wie de notaris op grond van de wet verplicht is een afschrift of uittreksel toe te sturen of in te schrijven (zoals de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie voor de centrale registratie)

Bewaren van uw persoonsgegevens

Uw persoonsgegevens worden door Codex Legal notarissen niet langer bewaard dan nodig voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, voor het uitoefenen van wettelijke taken en het nakomen van wettelijke verplichtingen of het uitvoeren van overeenkomsten (denkt u hierbij aan verjaringstermijnen). Bewaartermijnen uit wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt en de Archiefwet zijn hierop (mede) van toepassing. Notariële akten worden altijd bewaard.

Uw rechten ten aanzien van door Codex Legal notarissen Legal notarissen verwerkte persoonsgegevens

Wanneer uw persoonsgegevens door Codex Legal notarissen wordt verwerkt kunt u op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van de onderstaande rechten gebruik maken. Dit doet u door een (liefst schriftelijke) aanvraag via de hiervoor vermelde contactgegevens uit deze privacyverklaring. Voor Codex Legal notarissen uw aanvraag inwilligt, zal zij u eerst moeten identificeren aan de hand van een geldig identiteitsbewijs.

Recht van inzage van de betrokkene

U kunt altijd opvragen welke persoonsgegevens Codex Legal notarissen verwerkt, voor welk doel dat is en hoe lang deze gegevens door Codex Legal notarissen bewaard worden. Mogelijk is er een wettelijke grondslag waardoor Codex Legal notarissen niet op uw verzoek in kan gaan. Codex Legal notarissen zal dit beoordelen en u hierover informeren.

Recht op rectificatie

Wanneer u meent dat bepaalde gegevens niet correct zijn verwerkt, heeft u het recht rectificatie van deze gegevens te vragen. Als dit gaat om gegevens in een notariële akte, is dat niet mogelijk en zal een nieuwe (rectificatie-)akte moeten worden opgesteld als aanvulling op de onjuiste akte. Hieraan kunnen in sommige gevallen voor u kosten verbonden zijn.

Recht op gegevenswissing (recht op ‘vergetelheid’)

Wanneer u wilt dat uw persoonsgegevens worden verwijderd, kunt u hiervoor bij Codex Legal notarissen een verzoek indienen. Staan de gegevens in een notariële akte, dan mag de notaris deze echter niet verwijderen. In verband met de wettelijke voorschriften is het voor een notaris meestal niet mogelijk persoonsgegevens te verwijderen.

Recht op beperking van de verwerking

Wanneer u de verwerking van persoonsgegevens door Codex Legal notarissen wilt beperken (in afwachting van door u gevraagde rectificatie van uw persoonsgegevens, gemaakt bezwaar tegen verwerking of omdat u juist niet wil dat gegevens worden verwijderd ondanks dat de verwerking onrechtmatig is) kunt u hiervoor een verzoek indienen.

Recht op overdraagbaarheid van gegevens

Wanneer uw persoonsgegevens niet worden verwerkt voor een notariële akte en u de persoonsgegevens wilt overdragen naar een andere dienstverlener kunt u hiervoor bij Codex Legal notarissen een verzoek indienen. Een dergelijke overdracht is overigens niet altijd mogelijk, aangezien wettelijke notariële plichten zich hiertegen kunnen verzetten.

Recht van bezwaar

Als Codex Legal notarissen uw gegevens gebruikt voor direct marketing kunt u bezwaar maken tegen deze verwerking.

Mogelijke beperkingen in het uitoefenen van uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Codex Legal notarissen notarissen stelt alles in het werk om te voldoen aan uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Het kan echter voorkomen dat deze rechten in conflict zijn met andere wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt. Mocht de notaris om die reden niet aan één van de genoemde verzoeken kunnen voldoen, dan wordt u hiervan schriftelijk op de hoogte gesteld.

Klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens door Codex Legal notarissen

Wanneer u klachten heeft over de verwerking van persoonsgegevens door Codex Legal notarissen dan kunt u die kenbaar maken via buiteman@codexlegal.nl. U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Codex Legal notarissen notarissen verwijst u hiervoor naar de website van deze toezichthouder: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Overige, van belang zijnde kwesties aangaande uw persoonsgegevens

Uitschrijven campagnes

Uw (E-mail)adres kan door Codex Legal notarissen worden gebruikt om u te informeren over van voor Codex Legal notarissen en haar cliënten relevante informatie (denkt u daarbij aan wijziging in de bankgegevens, wijziging in de postbusgegevens, verhuisbericht, defungeren of vertrek van een van de notarissen of van een medewerker, benoeming van een nieuwe notaris of het in dienst treden van een nieuwe medewerker, et cetera). In iedere E-mail die u als zodanig van Codex Legal notarissen ontvangt wordt u de gelegenheid geboden om zich hiervoor uit te schrijven. Voor het uitschrijven van de communicatie per post gelieve u het adres of E-mailadres te gebruiken wat vermeld staat onder contactgegevens (aan het begin van deze verklaring).

Links naar websites van derden

Op de website van Codex Legal notarissen en op social media kunnen links staan naar websites van derde partijen. Codex Legal notarissen neemt geen verantwoordelijkheid voor de wijze waarop deze websites omgaan met uw persoonsgegevens. Wij adviseren u steeds de “Privacy Statement” van de website die u bezoekt te lezen.

Cookie Policy

Een methode die op veel internetpagina’s wordt gebruikt om internetpagina’s beter te laten functioneren en beter af te stemmen op de voorkeuren van gebruikers, is het gebruik van zogenaamde (tijdelijke of permanente) “cookies”. Dit zijn kleine tekstbestanden die automatisch door de bezochte internetpagina op de computer van een bezoeker worden geplaatst. Hierin kunnen bijvoorbeeld de voorkeuren van een bezoeker worden vastgelegd zodat de internetpagina bij een volgend bezoek automatisch aan deze voorkeuren kan worden aangepast. Indien de website van Codex Legal notarissen gebruik maakt van cookies dan geschiedt dat met de volgende drie doeleinden:

  • Functionele doeleinden: om aanmelden op en navigeren door de website mogelijk te maken. Ook wanneer u gebruik maakt van het delen van een pagina via social media wordt gebruikgemaakt van een cookie. Dit zijn tijdelijke cookies die verlopen aan het einde van de browsersessie. De informatie die in dit cookie wordt vastgelegd wordt niet aan derden verstrekt, deze wordt alleen in de browser van de bezoeker opgeslagen, voor een termijn van 180 dagen. Dit is een standaard periode.
  • Personalisatie/optimalisatie doeleinden: om op basis van uw surfgedrag voor u relevante pagina’s te kunnen tonen. Uw surfgedrag op deze website kan gebruikt worden voor het tonen van voor u relevante informatie, over onze producten en diensten, op websites van derden. Ook kan Codex Legal notarissen cookies gebruiken om verschillende pagina’s naast elkaar te testen, waarmee Codex Legal notarissen haar website zo optimaal mogelijk kan inrichten. Deze cookie wordt bij bezoek aan de website van Codex Legal notarissen dan geplaatst op de browser van de bezoeker en krijgt een uniek nummer mee. Dit nummer kan worden herkend waardoor Codex Legal notarissen passende informatie kan tonen op de website waar de gebruiker zich op dat moment bevindt (kan overal op het internet zijn). De informatie die in de cookie wordt vastgelegd wordt niet aan derden verstrekt, deze wordt alleen in de browser van de bezoeker opgeslagen, voor een termijn van 180 dagen. Dit is een standaard periode.
  • Analytische doeleinden: om het gebruik van de website van Codex Legal notarissen te meten en analyseren. Voorbeeld: er kan worden bijgehouden hoeveel bezoekers een bepaalde pagina heeft. Deze informatie is altijd anoniem, d.w.z. wie wat bezoekt is niet herleidbaar. De website van Codex Legal notarissen kan hiervoor gebruik maken van Google Analytics, een webanalyse-service die wordt aangeboden door Google Inc. (“Google”). Google Analytics maakt gebruik van “cookies”. De door deze cookies gegenereerde informatie over uw gebruik van de website van Codex Legal notarissen (met inbegrip van uw IP-adres) wordt overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten van Amerika. Google gebruikt deze informatie om bij te houden hoe u de website van Codex Legal notarissen gebruikt, om Codex Legal notarissen te rapporteren over de websiteactiviteit en andere diensten aan te bieden met betrekking tot websiteactiviteit en internetgebruik. Google mag deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover deze derden de informatie namens Google verwerken. Google zal uw IP-adres niet combineren met andere gegevens waarover Google beschikt. Deze informatie wordt dus alleen in de browser van de bezoeker opgeslagen voor een termijn van 180 dagen. Dit is een standaard periode.

U kunt uw browser zo instellen dat u bericht krijgt dat een cookie wordt geplaatst of dat het verzamelen van cookies niet mogelijk is. Ook kunt u regelmatig de op uw computer opgeslagen cookies wissen. Dit kan gevolgen hebben voor het gebruik van alle mogelijkheden van de website van Codex Legal notarissen gebruik maken.

Social media

Om aan u gerichte posts of advertenties te tonen kan Codex Legal notarissen gebruik maken van de mogelijkheden die social media-platforms bieden om via hen te adverteren, zoals bijvoorbeeld Facebook of LinkedIn. Hiervoor kan Codex Legal notarissen aan het betreffende platform op een gehashte (versleutelde, niet herleidbare) manier uw E-mailadres of telefoonnummer verstrekken. Door het hashen kan de sociale-media-dienstverlener uw E-mailadres of telefoonnummer niet achterhalen, maar wel zorgen dat advertenties op uw profiel worden afgestemd als u lid bent van het betreffende platform, bijvoorbeeld door aan u informatie over Codex Legal notarissen te tonen. Het platform beschikt hierbij dus niet over gegevens die direct naar uw persoonsgegevens te herleiden zijn, anders dan de gegevens die u zelf al aan de aanbieder van het betreffende platform hebt verstrekt of die bij het platform reeds bekend zijn. Door deze gerichte benadering zorgt Codex Legal notarissen ervoor dat u zoveel mogelijk relevante informatie te zien krijgt.

Als u bezwaar hebt tegen deze werkwijze gelieve u dat per E-mail kenbaar maken via buiteman@codexlegal.nl onder vermelding van “Afmelden gerichte info via FB-platform”. Bovendien kunt u zich afmelden voor advertenties bij het betreffende platform; in het geval van Facebook via de privacy instellingen.

Meer informatie over het verwerken van gegevens door Facebook, met instellings- en afmeldmogelijkheden ter bescherming van uw privacy is te vinden in het privacy beleid van Facebook, onder andere op https://www.facebook.com/ads/website_custom_audiences/.

Communicatie via E-mail

Het is heel gebruikelijk om dat de communicatie tussen u, de eerder bedoelde ketenpartners en adviseurs verloopt via E-mailberichten (vaak gmail of hotmail adressen). Bijlagen bij dit E-mailverkeer kunnen akten of andere documenten bevatten waarin tevens persoonsgegevens zijn opgenomen. Het E-mail verkeer wordt niet versleuteld. Deze wijze van communiceren is mogelijk niet veilig in die zin dat derden daarop zouden kunnen “inbreken” waarmee zij toegang tot persoonsgegevens zouden kunnen verkrijgen. Codex Legal notarissen werkt aan de invoering van een zogeheten cliëntenportaal (“NEXTportal”) zodat in een beveiligde omgeving met cliënten en ketenpartners en adviseurs kan worden gecommuniceerd en documenten en gegevens veilig kunnen worden uitgewisseld. U wordt voor een veilig communicatieverkeer aangeraden van de portal gebruik te maken (met inlognaam en wachtwoord, welke door Codex Legal notarissen niet met anderen worden gedeeld) indien en zodra deze beschikbaar is. Andre wijzen van communiceren (zoals E-mail) komt voor uw eigen risico.

Wijzigingen

Codex Legal notarissen kan deze privacy policy aanpassen. Wij raden u aan regelmatig na te gaan of er aanpassingen zijn. U vindt de datum van de laatste aanpassingen onderaan dit document.
‘s-Gravenhage, 25 mei 2018
Versie 1.2